Archiwizacja dokumentacji w jednostkach samorządowych 2024

Adresaci:

• Archiwiści, pracownicy składnic akt, kierownicy archiwów zakładowych/ składnic akt oraz osoby przygotowujące się do przejęcia funkcji związanych z archiwizacją dokumentacji

Cele szkolenia:

• Zapoznanie się z przepisami regulującymi przekazywanie i archiwizowanie akt

• Nabycie umiejętności prawidłowej archiwizacji dokumentacji

• Zdobycie wiedzy jak postępować z niewłaściwie uporządkowaną dokumentacją przekazywaną przez komórki

• Zdobycie wiedzy z zakresu prawidłowego przekazywania akt do archiwum oraz brakowania akt

• Praktyczne zastosowanie wiedzy zdobytej w czasie szkolenia poprzez zastosowanie zajęć praktycznych

PROGRAM:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją  w podmiocie

1. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych.

2. Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.

II. Przekazywanie akt powstałych w podmiocie

1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt

2. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)

3. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną

4. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

5. Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych

6. Opisywanie teczek

7. Sporządzanie ewidencji.

III. Instrukcja archiwalna

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt

2. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt

3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)

4. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

5. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie

6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt

7. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt

8. Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

9. Sprawozdawczość archiwum zakładowego

10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.

IV. Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji

1. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur

2. Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji

3. Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?

4. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?

5. Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?

6. Typowanie dokumentacji do zniszczenia

7. Sporządzanie wniosku na brakowanie.

V. Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w Podmiocie

1. Zakres i formy dokumentacji księgowej

2. kwalifikacja dokumentacji księgowej

3. Przechowywanie dokumentacji księgowej

4. Brakowanie dokumentacji księgowej

5. Postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową

6. Kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowopłacowej

7. Dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie.

VI. Jak wypełnić formularze – ewidencja Archiwum Zakładowego/ Składnicy Akt

1. Spisy zdawczo- odbiorcze akt

a) Kat. A

b) Kat. B50-B10

c) Kat. B10 i niższej

d) Kat. BE

e) Kat. Bc

2. Wykazy spisów zdawczo- odbiorczych

3. Karty Udostępnienia/ Wypożyczenia akt

4. Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę bądź zniszczenie

5. Spisy dokumentacji kat. BE podlegającej ekspertyzie archiwalnej

6. Wnioski do AP na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej