Gromadzenie, archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji – jak zapewnić sprawny system kompletowania, przechowywania i ochrony dokumentów w jednostce ?

Właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji to jeden z wielu obowiązków z zakresu funkcjonowania jednostek organizacyjnych. Warto wiedzieć jak klasyfikować poszczególne grupy dokumentów, przez jaki czas je przechowywać oraz kiedy można się ich pozbyć i w jaki sposób zrobić to zgodnie z przepisami prawa.

Adresaci: wszystkie osoby zajmujące się nadzorem nad prawidłowym obiegiem dokumentacji, pracownicy sekretariatów i kancelarii, pracownicy archiwum i składnic akt, specjaliści i pracownicy działów organizacyjno- administracyjnych.

Cel: Szkolenie ma na celu wszechstronne przygotowania pracowników do prawidłowego pod względem prawnym i organizacyjnym przetwarzania i przechowywania dokumentacji.

Podczas szkolenia odpowiemy między innymi na pytania:

– Jakie są wymogi formalno – prawne względem gromadzenia, archiwizowania i brakowania dokumentacji ?

– W jaki sposób wdrażać i aktualizować dokumentację czynności kancelaryjnych (JRWA, instrukcję kancelaryjną i archiwalną) ?

– Kiedy i jak zorganizować fizyczne niszczenie dokumentacji?

Plan:

1.Podstawy prawne gromadzenia, przechowywania i niszczenia dokumentacji.

– Organizacja obiegu dokumentów;

– Organizacja i funkcjonowanie archiwum zakładowego/ składnicy akt;

– Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych.

2. Normatywy wewnętrzne regulujące postepowanie z dokumentacją.

– JRWA;

– Instrukcja kancelaryjna;

-Instrukcja archiwum zakładowego lub składnicy akt;

– Procedury wewnętrzne regulujące dostęp do dokumentacji, zasady bezpieczeństwa przechowywania i niszczenia dokumentacji.

3.  Wyjaśnienie najczęściej pojawiających się problemów podczas obiegu dokumentów.

– Jak prawidłowo znakować sprawy?

– W jaki sposób powinno się odbywać przekazanie dokumentów z komórek merytorycznych do archiwum/ składnicy akt?

– Kiedy można zniszczyć-brakować dokumenty?

– Kiedy i w jaki sposób trzeba uzyskać zgodę Archiwum Państwowego na niszczenie/brakowanie dokumentacji?

– Jak stosować nową definicję kategorii Bc?

– Jak postępować z nieaktualnymi pieczęciami?

– Jak bezpiecznie przechowywać dokumentację papierową i elektroniczną?

4. Zasady korzystania z usług firm zewnętrznych w zakresie prac archiwalnych oraz niszczenia dokumentacji.

– Zakres odpowiedzialności;

– Umowa powierzenia.

5. Przetwarzanie i przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe.

– zasady przetwarzania (legalność, adekwatność , rzetelność, minimalizacja danych);

– anonimizacja danych osobowych;

– udostępnianie dokumentów zawierających dane osobowe wewnątrz i na zewnątrz organizacji, (podmioty uprawnione z mocy prawa, udostępnianie w ramach dostępu do informacji publicznej)

– zasady archiwizacji szczególnych rodzajów dokumentów ( dokumentacja kadrowa, finansowa i dotycząca projektów unijnych;

–  środki organizacyjne i techniczne związane z przetwarzaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe.

6. Odpowiedzialność pracownicza, cywilna i karna za niewłaściwe postepowanie z dokumentacją.

– odpowiedzialność pracownika;

– odpowiedzialność pracodawcy;

– odpowiedzialność kierownika jednostki organizacyjnej.

7. Pytania do wykładowcy.