Właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji to jeden z wielu obowiązków z zakresu funkcjonowania jednostek organizacyjnych. Warto wiedzieć jak klasyfikować poszczególne grupy dokumentów, przez jaki czas je przechowywać oraz kiedy można się ich pozbyć i w jaki sposób zrobić to zgodnie z przepisami prawa.
Adresaci: wszystkie osoby zajmujące się nadzorem nad prawidłowym obiegiem dokumentacji, pracownicy sekretariatów i kancelarii, pracownicy archiwum i składnic akt, specjaliści i pracownicy działów organizacyjno- administracyjnych.
Cel: Szkolenie ma na celu wszechstronne przygotowania pracowników do prawidłowego pod względem prawnym i organizacyjnym przetwarzania i przechowywania dokumentacji.
Podczas szkolenia odpowiemy między innymi na pytania:
– Jakie są wymogi formalno – prawne względem gromadzenia, archiwizowania i brakowania dokumentacji ?
– W jaki sposób wdrażać i aktualizować dokumentację czynności kancelaryjnych (JRWA, instrukcję kancelaryjną i archiwalną) ?
– Kiedy i jak zorganizować fizyczne niszczenie dokumentacji?
Plan:
1.Podstawy prawne gromadzenia, przechowywania i niszczenia dokumentacji.
– Organizacja obiegu dokumentów;
– Organizacja i funkcjonowanie archiwum zakładowego/ składnicy akt;
– Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych.
2. Normatywy wewnętrzne regulujące postepowanie z dokumentacją.
– JRWA;
– Instrukcja kancelaryjna;
-Instrukcja archiwum zakładowego lub składnicy akt;
– Procedury wewnętrzne regulujące dostęp do dokumentacji, zasady bezpieczeństwa przechowywania i niszczenia dokumentacji.
3. Wyjaśnienie najczęściej pojawiających się problemów podczas obiegu dokumentów.
– Jak prawidłowo znakować sprawy?
– W jaki sposób powinno się odbywać przekazanie dokumentów z komórek merytorycznych do archiwum/ składnicy akt?
– Kiedy można zniszczyć-brakować dokumenty?
– Kiedy i w jaki sposób trzeba uzyskać zgodę Archiwum Państwowego na niszczenie/brakowanie dokumentacji?
– Jak stosować nową definicję kategorii Bc?
– Jak postępować z nieaktualnymi pieczęciami?
– Jak bezpiecznie przechowywać dokumentację papierową i elektroniczną?
4. Zasady korzystania z usług firm zewnętrznych w zakresie prac archiwalnych oraz niszczenia dokumentacji.
– Zakres odpowiedzialności;
– Umowa powierzenia.
5. Przetwarzanie i przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe.
– zasady przetwarzania (legalność, adekwatność , rzetelność, minimalizacja danych);
– anonimizacja danych osobowych;
– udostępnianie dokumentów zawierających dane osobowe wewnątrz i na zewnątrz organizacji, (podmioty uprawnione z mocy prawa, udostępnianie w ramach dostępu do informacji publicznej)
– zasady archiwizacji szczególnych rodzajów dokumentów ( dokumentacja kadrowa, finansowa i dotycząca projektów unijnych;
– środki organizacyjne i techniczne związane z przetwarzaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe.
6. Odpowiedzialność pracownicza, cywilna i karna za niewłaściwe postepowanie z dokumentacją.
– odpowiedzialność pracownika;
– odpowiedzialność pracodawcy;
– odpowiedzialność kierownika jednostki organizacyjnej.
7. Pytania do wykładowcy.
Prowadzący: Beata Aman
Wykładowca – nauczyciel przedmiotów ekonomicznych na kierunkach: Prawo i administracja, Budowa i funkcjonowanie archiwum
– na zlecenie Budimex S.A w siedzibie Firmy w Warszawie oraz Zarządzanie dokumentacją – na zlecenie Wyższej Szkoły Handlowej
w Warszawie, a także Efektywne zarządzanie czasem – na zlecenie Marcopol Sp. z o. o. Chwaszczyno k/Gdyni.
4.12.2023 w godz. 9:00-14:00
Szczegóły szkolenia oraz logowania zostaną Państwu przedstawione po dokonaniu zgłoszenia. Najpóźniej na dwa dni przed planowanym szkoleniem online.
Na 2-3 dni przed samym szkoleniem będziemy się z Państwem kontaktowali telefonicznie Jeżeli nie będzie kontaktu z naszej firmy to na 1 dzień przed szkoleniem prosimy o kontakt z Państwa strony
Całkowity koszt uczestnictwa wynosi w przypadku zgłoszenia:
*1 osoby 340 zł netto
*2 osób 320 zł netto/osoba
*3 osób 300 zł netto/osoba
Do podanych cen nie doliczamy podatku VAT w przypadku podpisania oświadczenia znajdującego się w karcie zgłoszeniowej.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |