Program:

I. Instrukcja kancelaryjna w systemie tradycyjnym (papierowym)

1. Obieg akt (zasadnicze etapy obiegu dokumentacji, punkty zatrzymania);

2. Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów;

3. Odbiór korespondencji przychodzącej;

4. Rejestrowanie i znakowanie pism lub spraw

5. Znak sprawy

6. Interoperacyjność znaku sprawy

7. Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw

8. Formy załatwiania spraw;

9. Podpisywanie pism;

10. Terminy załatwiania spraw;

11. Wysyłanie pism;

12. Przechowywanie akt bieżących

II. Jednolity rzeczowy wykaz akt

1. Przyporządkowanie dokumentacji do klas końcowych JRWA

2. Teczki tworzące akta spraw i nietworzące akt spraw

3. Co robić z dokumentacją niepodlegającą rejestracji / dokumentacją zbiorczą?

4. Najczęstsze błędy popełniane w trakcie korzystania z JRWA

2

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD

3. Interoperacyjność znaku sprawy

4. Akta sprawy w EZD

5. Metryka sprawy w EZD

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

a) otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki

b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

c) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki

d) wprowadzanie metadanych

e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie

f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych

g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

a) dekretacja pisma – wyjątki

b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

c) dekretacja zastępcza

d) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)

e) podpisanie pisma podpisem elektronicznym

f) podpisanie pisma podpisem odręcznym

3

3. Zadania prowadzących sprawy

a) zakładanie spraw

b) uzupełnianie metadanych

c) dekretacja zastępcza

d) prowadzenie kompletnych akt sprawy

e) prowadzenie metryk spraw

f) sporządzanie projektów pism

g) dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych

6. Liczba, rodzaje i organizacja składów

7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek

8. Obsługa składów w systemie EZD

9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD