Program:

 1.         Podstawy prawne przeprowadzania wewnętrznej kontroli na poszczególnych stanowiskach w zakresie tworzenia dokumentacji aktowej, w tym archiwalnej i niearchiwalne w rozbiciu na:

1.         Dokumentację tworzącą akta sprawy,

2.         Dokumentację nietworzącą akta sprawy.

2.         Elementy przeprowadzania kontroli:

1)    Upoważnienia kontrolującego,

2)    Przysługujące kontrolującemu prawo przy przeprowadzaniu kontroli,

3)    Wyniki kontroli,

4)    Wystąpienia pokontrolne,

5)    Czas przeprowadzenia kontroli.

3.         Przygotowanie się do przeprowadzenia kontroli

1)    Zapoznanie się z:

a)  obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, 

b)  Regulaminem organizacyjnym w zakresie wykonywania czynności na poszczególnych stanowiskach pracy,

2)    Opracowanie wzorów, w tym m.in.:

a)  harmonogramu kontroli,

b)  protokołu kontroli.

4.         ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY

1)    Kolejność czynności na kontrolowanym stanowisku pracy, sprawdzanie:

a)  opisu teczek aktowych

b)  spisów spraw,

c)  chronologicznego ułożenia spraw oraz pism wewnątrz sprawy

d)  znaku spraw,

e)  kategorii dokumentacji,

f)   paginacji.

g)  spisów zdawczo-odbiorczych

5.         Elementy kontroli poszczególnej dokumentacji, w tym m.in.:

1)   Dokumentację tworzącą akta sprawy,

a)  archiwalną (Kat. A lub B25), w tym. m.in.: Rejestry, zarządzenia, uchwały, upoważnienia, decyzje oświadczenia, sprawozdania, protokoły,

b)  niearchiwalną Kat. B10, B5), w tym m.in. Rejestry, umowy, faktury, techniczną,

c)  projektów unijnych (Kat. A, B10), w tym m.in.: sprawozdania, dokumentację

     księgową, techniczną,

d)  akt osobowych (Kat. B50 oraz B10) m.in.: teczki osobowe, Rejestry,

e)  list płac oraz karty wynagrodzeń (Kat. B50 oraz B10).

2)   Dokumentację nietworzącą akta sprawy, w tym m.in.:

a)    nietworzącą akt sprawy Kat. Bc.