Zakres tematyczny: Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych. 

Celem jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną. 

Adresaci: skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system

Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). 

Program

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

1.            Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie

2.            Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1.            Wymagania techniczne

•              Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne

•              Internet

•              Skanery

•              Serwerownia

•              Sprzęt peryferyjny

2.            Wymagania organizacyjne

•              Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić

•              Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji

•              Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty

•              Zarządzanie zmianą

3.            Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

III. Etapy wdrożenia systemu EZD

1.            I etap

2.            II etap

3.            III etap

4.            IV etap

5.            Działania dostosowawcze

6.            Modyfikacje

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1.            Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

2.            Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD

3.            Interoperacyjność znaku sprawy

4.            Akta sprawy w EZD

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1.            Zadania punktów kancelaryjnych:

•              otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki

•              rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

•              odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki

•              wprowadzanie metadanych

•              tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne

•              odwzorowanie i niepełne odwzorowanie

•              prowadzenie składu informatycznych nośników danych

•              wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

•              przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

•              wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2.            Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

•              dekretacja pisma – wyjątki

•              rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki

•              dekretacja zastępcza

•              akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)

•              podpisanie pisma podpisem elektronicznym

•              podpisanie pisma podpisem odręcznym

3.            Zadania prowadzących sprawy:

•              zakładanie spraw

•              uzupełnianie metadanych

•              dekretacja zastępcza

•              prowadzenie kompletnych akt sprawy

•              prowadzenie metryk spraw

•              sporządzanie projektów pism

•              dokonywanie akceptacji

4.            Korespondencja wewnętrzna w EZD

5.            Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych

6.            Liczba, rodzaje i organizacja składów

7.            Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek

8.            Obsługa składów w systemie EZD

9.            Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)

10.          Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1.            Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

2.            Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

3.            Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD

4.            Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

5.            Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

6.            Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD

7.            Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD

8.            Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD