Funkcjonowanie archiwów zakładowych i składnic akt zgodnie z RODO

Adresaci: archiwiści, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy odpowiedzialni za składnice akt oraz wszyscy pracownicy zajmujący się archiwizacją w jednostkach.

Cel: zapewnienie funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych i planowanymi zapisami ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, poznanie środków technicznych zapewniających bezpieczeństwo zgromadzonej dokumentacji oraz nowych procedur w związku z udostępnianiem dokumentacji i wystąpienia możliwych naruszeń w związku z przetwarzaniem dokumentacji.

Program:

1. Zasady funkcjonowania archiwum zakładowego/ składnicy akt zgodne z RODO.

1.1. Obsługa przez pracownika etatowego;

1.2. Korzystanie z firm zewnętrznych;

1.3. Obowiązek wydania upoważnienia do przetwarzania i zobowiązanie do zachowania poufności;

2. Upoważnienia do korzystania ze zbiorów.

2.1. Karta wypożyczeń;

2.2. Wypożyczenie zewnętrzne a udostępnienie;

3. Proces brakowania a wymagania RODO.

3.1. Outsourcing;

3.2. Parametry niszczarek zgodne z normą DIN 66399;

4. Incydenty związane z przetwarzaniem danych osobowych w archiwach.

4.1. Procedura zgłaszania incydentów przez archiwistę;

4.2. Podejmowanie czynności  w ramach zgłoszenia;

4.3. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – wspólne ustalenia;

5. Zasady postępowania z dokumentacją osób nieżyjących.

6. Akta osobowe.

7. Dokumentacja medyczna lub inna zawierająca dane wrażliwe.

8. Projekt zmian w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

8.1. Ograniczenia stosowania RODO w zakresie praw osoby, której dane dotyczą – brak możliwości ingerencji w treść materiałów archiwalnych;

8.2. Realizacja art. 15 ust. 1 i 3 RODO tylko w zakresie możliwości ustalenia za pomocą istniejących środków ewidencyjnych;

9. Rodzaje zabezpieczeń stosowanych przy przetwarzaniu zbiorów archiwalnych.

9. 1. Anonimizacja;

9.2. Pseudonimizacja;

9.3. Umowy wyłączające dalsze przetwarzanie;

10. Okresy przechowywania dokumentacji a zasady: legalności, adekwatności, celowości i ograniczenia czasowego.

11. Pytania do wykładowcy.