Koordynator czynności kancelaryjnych – Kim jest, jakie ma zadania ?

Program:

1.Powołanie koordynatora czynności kancelaryjnych – kim jest, jakie ma zadania?

2. Podstawy prawne pracy koordynatora – omówienie źródeł prawa postępowania z dokumentacją.

3. Normatywy kancelaryjno – archiwalne

•          Obieg dokumentacji w jednostce

•          Czynności kancelaryjne

•          Systemy kancelaryjne

•          JRWA

•          Postawy działania archiwum/składnicy akt

4. Sprawdzenie prawidłowości postępowania z dokumentacją –

•          Kontrola stanowisk pracy:

a)opisu teczek aktowych

b)  spisów spraw,

c)  chronologicznego ułożenia spraw oraz pism wewnątrz sprawy

d)  znaku spraw,

e)  kategorii dokumentacji,

f)   paginacji.

g)  spisów zdawczo-odbiorczych

•          Bieżące wsparcie pracowników

•          Szkolenia

5.  Przygotowanie się do przeprowadzenia kontroli:

Zapoznanie się z:

a)  obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi,

b)  Regulaminem organizacyjnym w zakresie wykonywania czynności na poszczególnych stanowiskach pracy,

6. Elementy kontroli poszczególnej dokumentacji, w tym m.in.:

1)   Dokumentację tworzącą akta sprawy,

a)  archiwalną (Kat. A lub B25), w tym. m.in.: Rejestry, zarządzenia, uchwały, upoważnienia, decyzje oświadczenia, sprawozdania, protokoły,

b)  niearchiwalną Kat. B10, B5), w tym m.in. Rejestry, umowy, faktury, techniczną,

c)  projektów unijnych (Kat. A, B10), w tym m.in.: sprawozdania, dokumentację księgową, techniczną,

d)  akt osobowych (Kat. B50 oraz B10) m.in.: teczki osobowe, Rejestry,

e)  list płac oraz karty wynagrodzeń (Kat. B50 oraz B10).

2)   Dokumentację nietworzącą akta sprawy, w tym m.in.:

a)    nietworzącą akt sprawy Kat. Bc.

PROWADZĄCA: Justyna Sosnowska

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na kierunku prawo z 12 – letnim doświadczeniem zawodowym w strukturach publicznych służb zatrudnienia. Obecnie Kierownik Referatu ds. obsługi prawnej i kadr jednostki samorządu terytorialnego. Z wykształcenia prawnik, z wyboru urzędniczka, z zamiłowania szkoleniowiec – trener. Ukończyła studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania GWSH na kierunku kadry i płace oraz studia podyplomowe na Wydziale Nauk Stosowanych na kierunku prawo zamówień publicznych i zarządzanie kapitałem ludzkim. Certyfikowana specjalistka procedury administracyjnej, pasjonatka cyfrowej administracji.  Od 2014 r. związana z branżą szkoleniową. Prowadzi szkolenia, kursy warsztaty, projekty e-lerningowe dla administracji publicznej.  Prowadziła szkolenia dla organizacji pozarządowej Dress for Success Poland        w tematyce praw pracowniczych. Inspiratorka, mentorka, przewodniczka w obszarze praw kobiet na współczesnym rynku pracy. Autorka kursu administracyjnego dla urzędników. Realizuje szkolenia autorskie w zakresie obsługi dokumentów elektronicznych, wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów – ezd, odmowy dostępu do informacji publicznej, praw pracowniczych, procedury administracyjnej, instrukcji kancelaryjnej. Wyznaje zasadę wiedza jest wartością, gdy umiesz ją przekazać drugiemu człowiekowi.