Koordynator czynności kancelaryjnych – Kim jest, jakie ma zadania ?

Program:

1.Powołanie koordynatora czynności kancelaryjnych – kim jest, jakie ma zadania?

2. Podstawy prawne pracy koordynatora – omówienie źródeł prawa postępowania z dokumentacją.

3. Normatywy kancelaryjno – archiwalne

•          Obieg dokumentacji w jednostce

•          Czynności kancelaryjne

•          Systemy kancelaryjne

•          JRWA

•          Postawy działania archiwum/składnicy akt

4. Sprawdzenie prawidłowości postępowania z dokumentacją –

•          Kontrola stanowisk pracy:

a)opisu teczek aktowych

b)  spisów spraw,

c)  chronologicznego ułożenia spraw oraz pism wewnątrz sprawy

d)  znaku spraw,

e)  kategorii dokumentacji,

f)   paginacji.

g)  spisów zdawczo-odbiorczych

•          Bieżące wsparcie pracowników

•          Szkolenia

5.  Przygotowanie się do przeprowadzenia kontroli:

Zapoznanie się z:

a)  obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi,

b)  Regulaminem organizacyjnym w zakresie wykonywania czynności na poszczególnych stanowiskach pracy,

6. Elementy kontroli poszczególnej dokumentacji, w tym m.in.:

1)   Dokumentację tworzącą akta sprawy,

a)  archiwalną (Kat. A lub B25), w tym. m.in.: Rejestry, zarządzenia, uchwały, upoważnienia, decyzje oświadczenia, sprawozdania, protokoły,

b)  niearchiwalną Kat. B10, B5), w tym m.in. Rejestry, umowy, faktury, techniczną,

c)  projektów unijnych (Kat. A, B10), w tym m.in.: sprawozdania, dokumentację księgową, techniczną,

d)  akt osobowych (Kat. B50 oraz B10) m.in.: teczki osobowe, Rejestry,

e)  list płac oraz karty wynagrodzeń (Kat. B50 oraz B10).

2)   Dokumentację nietworzącą akta sprawy, w tym m.in.:

a)    nietworzącą akt sprawy Kat. Bc.