Prowadzenie Archiwum Zakładowego i Składnicy Akt w jednostce organizacyjnej w świetle przepisów o ochronie danych osobowych

Cel :

•          Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej

•          Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

•          Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy

Program:

I. Wprowadzenie do problematyki.

•          Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?

•          Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką

•          Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt

•          Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego

•          Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.

II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.

•          Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady

•          Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego

•          Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych

•          Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych

•          System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych

•          Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy

•          Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.

III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.

IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.

•          Zasób archiwum zakładowego

•          Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo

•          Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań

•          Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego

•          Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań

•          Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.

V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.

•          Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej

•          Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne

•          Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania

•          Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze

•          Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze

•          Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji

•          Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,

•          Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze

•          Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.