Technika pracy biurowej

Program:

 1.Zasady organizacji i planowania pracy

1. Zarządzanie czasem własnym
2. Bariery efektywnego wykorzystania czasu:
3. Planowanie, wyznaczanie celów, samoorganizacja, techniki zarzadzania:

1. Wyznaczanie celów metodą SMART
2. Ustalanie priorytetów metodą ABCDE
3. Macierz Eisenhowera
4. Zasady skutecznego planowania dnia pracy

1. Organizacja pracy i narzędzia organizowania:

1. Analiza krzywej efektywności w pracy
2. Analiza krzywej zakłóceń w pracy
3. Zasady skutecznej organizacji pracy
4. Narzędzia elektroniczne
5. Planner
6. System archiwizacji

2.        Prowadzenie dokumentacji i obieg dokumentów.
3. a) Regulacje prawa powszechnie obowiązującego  oraz Instrukcja kancelaryjna jako źródło wiedzy o zasadach postępowania z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną.

1. Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji;
2. Rejestracja wpływów do Urzędu;
3. Znakowanie spraw;
4. Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie);
5. Elementy jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a, stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”;
6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do Urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do Urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP);
7. Stosowanie pieczęci w Urzędzie;
8. Dekretacja;
9. Akceptacja jednostopniowa i wielostopniowa;
10. Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie);

3. 
          Redagowanie pism i opracowywanie korespondencji
4. a) rodzaje pism urzędowych
5. b) czym jest korespondencja; korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna
6. c) korespondencja elektroniczna

d)zasady poprawnego redagowania pism urzędowych

1. Części, styl, forma, treść pisma urzędowego,
2. zasady stosowania prostego języka,
3. zasada przejrzystości,
4. przepisy prawne dotyczące formułowania pism, decyzji, postanowień, wezwań, zawiadomień ich wpływ na tworzenie pisma,
5. prawidłowe stosowanie zwrotów  w tym grzecznościowych, data , znak sprawy, adresat, nagłówki, mała i duża litera, adresowanie pisma; skróty i zwroty w korespondencji;
6. tytulatura, netykiety

1. zasady poprawnego redagowania pism urzędowych w komunikacji elektronicznej

1. Reguły komunikacji urząd-urząd oraz urząd-klient
2. reguły komunikacji elektronicznej z uwzględnieniem ochrony danych osobowych

4.        Archiwizowanie dokumentów.

a)podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją ,

1. b) archiwizacja w oparciu o formę dokumentu, z uwzględnieniem systemu kancelaryjnego
2. c) przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
3. d) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego

1. uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
2. opisanie jednostek archiwalnych
3. sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
4. archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
5. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
6. Sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej